Feldfunktion AUTOTEXT (Word)

[FKD]

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AUTOTEXT Name

Mit dem Befehl AUTOTEXT lassen sich Textbausteine/Schnellbausteine einfügen.

Nachteil:

• Die nachträgliche Änderung von eingefügten Textbausteinen (z. B. das Ersetzen von Platzhaltern) ist etwas komplizierter. Änderungen werden bei der Aktualisierung wieder gelöscht bzw. muss vorher die Feldfunktion in normalen Text umgewandelt werden (Strg + Shift + F9).

Vorteile:

• Wird der in der Vorlage abgespeicherte Textbaustein geändert, werden die Änderungen auch für die in den Dokumenten eingefügten Textbausteine übernommen.
• Zusammen mit der IF-Feldfunktion können in einem Serienbrief für jeden Empfänger individuelle Textbausteine angegeben werden.

Was meint ihr: Sollte man diese Feldfunktion den Schülern mitteilen oder lieber darauf verzichten und nur die herkömmliche Methode lehren?

[Lenz]

Zusammen mit der IF-Feldfunktion können in einem Serienbrief für jeden Empfänger individuelle Textbausteine angegeben werden.

Das ist ja mal eine sehr gute Idee! Hast du so eine Aufgabe in deinem Repertoire?

Lieben Gruß

[Lenz]

Ich habe jetzt auch gleich mal die Feldfunktion Autotext ausprobiert und nachträglich den abgespeicherten Textbaustein verändert. Man lernt ja nie aus! Klasse!

[FKD]

Eine fertige Aufgabe habe ich leider "noch" nicht zu bieten, aber ich hab mir schon ein mögliches Szenario überlegt:

Ein Brief an die Eltern vor einem Schullandheimaufenthalt. In der Datenquelle wird vermerkt, wenn die Anzahlung noch nicht geleistet wurde. Die entsprechenden Eltern erhalten dann einen Brief mit einem entsprechenden Hinweis.

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 { IF { MERGEFIELD Anzahlung } = "JA" "" { AUTOTEXT KeinAnzahlung } } 

Wichtig wäre dabei, dass die entsprechenden Zeilenschaltungen mit im Baustein abgespeichert sind. Allerdings könnte man diesen Fehler auch nachträglich korrigieren

Ein zweites wenn auch schwierigeres Szenario wäre eine Antwort auf Bewerbungen: Absage - Einladung zum Vorstellungsgespräch - Hinweis auf nachzureichendes Zeugnis. Ein Hauptdokument für alle möglichen Antworten

Edit: Fehler im Code verbessert.

[UserAH]

Kann man hier tatsächlich hinter dem Wort AUTOTEXT das Kürzel des Autotextes angeben und es wird umgewandelt? Bei mir funktioniert das nicht. Was mache ich falsch?

{IF {MERGEFIELD Auflagen}="x" AUTOTEXT aufl " "}
oder auch
{IF {MERGEFIELD Auflagen}="x" "" AUTOTEXT aufl }

Wobei aufl das Kürzel ist hinter dem ich den Textbaustein abgespeichert habe, der über mehrere Zeilen geht und formatiert ist.
Ich nutze WORD 2010.
Danke im Voraus für die Hilfe!

[FKD]

Danke für den Hinweis. Da ist leider ein Fehler in meinem Code. Der Autotext-Eintrag muss natürlich als Feldfunktion (Strg + F9) in die Formel eingefügt werden, sonst klappt es nicht. Die Lösung müsste dann so ausschauen:

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{ IF { MERGEFIELD Anzahlung } = "JA" "" { AUTOTEXT KeinAnzahlung } }

[UserAH]

Habe den Autotext als Feldfunktion eingefügt, jetzt klappte es. Danke.