Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

HEDABT
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Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

Beitrag von HEDABT »

Eine Datenquelle (die in Word erstellt wird) beinhaltet sowohl Privat- und Firmenanschriften und dadurch sind nicht alle Feldinhalte belegt.Dies hat zur Folge, dass es mit den Leerzeichen im Hauptdokument zur Kollision kommt (speziell bei Vorname und Nachname/ähnliches bei Anrede). Die Beispieldatenquelle habe ich mal angehängt. Welche Vorgehensweise kommt bei euch in Betracht?
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Re: Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

Beitrag von Sabine »

Du könntest ja die Firmenanschriften und die Privatanschriften getrennt erfassen. Oder eine Spalte "Anschriftart P, F" machen. Nach der kannst du dann filtern.
HEDABT
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Re: Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

Beitrag von HEDABT »

Sabine hat geschrieben:Du könntest ja die Firmenanschriften und die Privatanschriften getrennt erfassen. Oder eine Spalte "Anschriftart P, F" machen. Nach der kannst du dann filtern.
Diese Vorgehensweise ist bei Übungen sehr hilfreich und setze ich auch so ein. Doch bei der Abschlussprüfung kann ich die Aufgabenstellung nicht verändern! Bisher habe ich immer mit verschachtelten Bedingungen (3 x Wenn... Dann... Sonst) gearbeitet aber ich bin auf der Suche nach einer einfacheren Lösung.
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Lenz
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Re: Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

Beitrag von Lenz »

Ich glaube, hier kannst du nur mit einem verschachtelten Bedingungsfeld arbeiten. Zumindest wüsste ich beim besten Willen nicht wie es anders gehen könnte.
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FKD
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Re: Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

Beitrag von FKD »

Man muss nicht einmal so viele Verschachtelungen einfügen. Es reicht wenn man anstelle der Leerzeichen eine WENN-DANN-Formel setzt. Das gleiche gilt für die Zeilenschaltung. Damit kann man dann auch kompliziertere Adressen erstellen.

Ich hab dazu die Datenquelle um die Spalten "Firma" und "Abteilung" erweitert und "Geschlecht" in "Anrede" umbenannt (erspart eine WENN-DANN-Formel). Vereinfacht sieht die Formel dann so aus:
Firma (|) Abteilung (|) Anrede (_) (Berufsbezeichnung) (|) Titel (_) (Vorname) (_) Name (|) Straße (|) PLZ (_) Ort
Klammern stehen für eine WENN-DANN-Formel, der senkrechte Strich für eine Zeilenschaltung und der Unterstrich für ein Leerzeichen. Die lange Version dazu findet ihr in der angehängten Datei.

P. S.: Berufsbezeichnung und Vorname tauchen nur auf, wenn es sich um eine Privatadresse handelt. Damit soll ein unerwünschter Zeilenwechsel verhindert werden.

P. P. S.: Ich hab zwar den gesamten Vormittag daran getüfftelt, gebe aber keine Garantie darauf, dass die Dateien fehlerfrei sind ;)
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Zuletzt geändert von FKD am 14.03.2010 14:29, insgesamt 1-mal geändert.
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Re: Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

Beitrag von FKD »

Hier ausführlich die Feldfunktionen:

Code: Alles auswählen

{ MERGEFIELD "Firma" }
{ IF { MERGEFIELD "Firma" } = "" "" "|" }
{ MERGEFIELD "Abteilung" }
{ IF { MERGEFIELD "Abteilung" } = "" "" "|" }
{ MERGEFIELD "Anrede" }
{ IF { MERGEFIELD "Name"} = "" "" "_" }
{ IF { MERGEFIELD "Firma"} = "" { MERGEFIELD "Beruf" "" }
{ IF { MERGEFIELD "Firma"} = "" "|" "" }
{ MERGEFIELD "Titel"}
{ IF { MERGEFIELD "Titel" } = "" "" "_" }
{ IF { MERGEFIELD "Firma"} = "" { MERGEFIELD "Vorname" } "" }
{ IF { MERGEFIELD "Firma"} = "" "|" "" }
{ MERGEFIELD "Name"}
{ IF { MERGEFIELD "Name"} = "" "" "|" }
{ MERGEFIELD "Strasse"}
{ IF { MERGEFIELD "Strasse"} = "" "" "|" }
{ MERGEFIELD "PLZ"}
{ IF { MERGEFIELD "PLZ"} = "" "" "_" }
{ MERGEFIELD "Ort"}
Damit es übersichtlich bleibt, hab ich jede Feldfunktion in eine eigene Zeile geschrieben und die Leerzeichen durch einen Unterstrich und die Absatzmarken durch einen senkrechten Strich ersetzt.

Im Hauptdokument würde das Ganze so aussehen:

Code: Alles auswählen

{ MERGEFIELD "Firma" }{ IF { MERGEFIELD "Firma" } = "" "" "
" }{ MERGEFIELD "Abteilung" }{ IF { MERGEFIELD "Abteilung" } = "" "" "
" }{ MERGEFIELD "Anrede" }{ IF { MERGEFIELD "Name"} = "" "" " " }{ IF { MERGEFIELD "Firma"} = "" { MERGEFIELD "Beruf" "" }{ IF { MERGEFIELD "Firma"} = "" "
" "" }{ MERGEFIELD "Titel"}{ IF { MERGEFIELD "Titel" } = "" "" " " }{ IF { MERGEFIELD "Firma"} = "" { MERGEFIELD "Beruf" } "" }{ IF { MERGEFIELD "Firma"} = "" "
" "" }{ MERGEFIELD "Name"}{ IF { MERGEFIELD "Name"} = "" "" "
" }{ MERGEFIELD "Strasse"}{ IF { MERGEFIELD "Strasse"} = "" "" "
" }{ MERGEFIELD "PLZ"}{ IF { MERGEFIELD "PLZ"} = "" "" " " }{ MERGEFIELD "Ort"}
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Re: Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

Beitrag von HEDABT »

Vielen Dank für die umfassende (und zeitintensive) Lösung! Ich werde mal meine kleine Lösung (im Anhang bezieht sich auf meine ursprüngliche Datenquelle) den Schülern vermitteln und dann werde ich entscheiden, ob ich mich an die große Datenquelle rantaste. ;)
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Re: Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

Beitrag von FKD »

Nachdem ich raushatte, wie man die Zeilenschaltung als WENN-DANN-Funktion einsetzt, ging es eigentlich ganz schnell:

Es sind ja eigentlich nur 3 Grundformeln mit wechselnden Variablen:

Code: Alles auswählen

{ MERGEFIELD "[]" }

Code: Alles auswählen

{ IF { MERGEFIELD "[]"} = "" { MERGEFIELD "[]" } "" }

Code: Alles auswählen

{ IF { MERGEFIELD "[]" } = "" "" "[]" }
Zur besseren Übersicht, kann man erstmal für jede Feldfunktion eine eigene Zeile hernehmen und erst zum Schluss zusammenschieben.
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Re: Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

Beitrag von bilumi »

Bin hier also der vermeintlich "besserwisserrrische" Textverarbeiter - der kleinlich Fehler bemängelt. (wie nach Diskussionen im Forum) --- Dem ist nicht so!!!! Gebe nur Vorschlag ab!

Aber allen Ernstens:
In der Datenquelle sollte die "Strasse" als !!Straße!! geschrieben werden und
der Untermieter (an erster Stelle) sollte durch eine einfache Absatzschaltung [Enter) in der DQ vom nachfolgenden Namen des Wohnungsinhabers getrennt werden.
Unlogisch erscheint es mir, hier den Untermieter der "Straße" zuzuordnen.

Stelle hier eine Variente meiner Lösung zur Verfügung. Habe Sie als Datenquelle und Anschrift mit dem Zusatz bilumi erstellt.

Wenn gewünscht, schreibe ich auch noch eine Anleitung zur Vorgehensweise meiner Lösung hinzu.

Gruß aus NRW
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Re: Datenquelle mit Privat- und Firmenanschriften

Beitrag von FKD »

Ich bin bei Steuerdateien etwas vorsichtiger und verzichte daher auf ß, ö, ü und ä (also nur bei den Feldnamen, nicht beim Inhalt).

Und den Vorschlag, den Wohnungsinhaber unter den Empfängernamen zu schreiben, halte ich für einen Witz. Vor allem weil dann bei der Anrede folgende WENN-DANN-Formel verwendet werden muss:

Code: Alles auswählen

Sehr geehrter Herr { IF { MERGEFIELD Name } = "Owel bei Petermann" "Owel" { MERGEFIELD Name} }
Je mehr Personen in der Datenquelle davon betroffen sind, desto verschachtelter wird die WENN-DANN-Formel. Das ist keine gute Lösung!

Den Wohnungsinhaber vor die Straße/Postfachnummer zu schreiben, wäre die bessere Alternative, außer der Straßenname kommt im Brieftext vor. Optimal wäre natürlich für den Wohnungsinhaber eine eigene Spalte einzufügen.

Für solche Aufgaben habe ich eine vorbereitete Datenquelle mit mehr als 400 Einträgen. Damit übe ich Sortieren, Filtern etc. und eben auch, dass Tricksereien in der Datenquelle nur bei kleinen Datenquellen möglich sind.

Ergänzung:
Für die Leerzeichen und Absatzmarken habe ich inzwischen eine neue Methode gefunden:

Code: Alles auswählen

{ MERGEFIELD  Titel \f " " }
Damit wird bei Bedarf nach dem Seriendruckfeld Titel ein Leerzeichen eingefügt. Geht auch über Rechtsklick, Feld bearbeiten, Danach einzufügender Text. Ist einfacher als die ganzen WENN-DANN-Formeln.
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